EDI – Mã số mã vạch và trao đổi dữ liệu điện tử


GS1 – Hệ thống trao đổi thông tin

THẾ GIỚI TRUYỀN THÔNG – MỘT THỊ TRƯỜNG TOÀN CẦU

              Sự truyền đạt thông tin là một trong những nền tảng của xã hội. Tuy nhiên, đôi khi nền tảng này đã cho thấy rằng sự truyền đạt thông tin sai lệch và không nhất quán đã gây ra những mâu thuẫn lớn kể từ khi nền văn minh xuất hiện.

              Nhưng với sự xuất hiện của mã số, mã vạch và trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) đã đem đến một kỉ nguyên mới về trao đổi thông tin chính xác. Chúng cũng là những công cụ cho phép các công ty trên khắp thế giới trao đổi thông tin với khách hàng, các nhà cung cấp hay các bộ phận trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác mà không cần văn bản. Công cụ ứng dụng này đang phát triển một cách nhanh chóng.

              Tài liệu này minh hoạ những công việc của Tổ chức Mã số Mã vạch quốc tế (GS1 quốc tế) và những thành công liên tiếp của Tổ chức. Chúng tôi khuyến khích các bạn sử dụng đầy đủ những dịch vụ và hệ thống hỗ trợ của GS1 quốc tế. Hãy quan sát kĩ một số công ty hàng đầu thế giới và sự đóng góp của EAN quốc tế đối với một tổ chức đơn giản hơn, nhanh chóng hơn và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.

GS1 – HỆ THỐNG MÃ SỐ, MÃ VẠCH VÀ TRAO ĐỔI THÔNG TIN TỐT NHẤT

              Hiệp hội mã số Châu Âu được thành lập năm 1977 theo luật pháp nước Bỉ với tư cách là một tổ chức phi lợi nhuận quốc tế. Tổ chức này điều hành Ban thư ký có trụ sở tại Bỉ cộng tác một cách chặt chẽ với các tổ chức mã số địa phương và có một số công việc thì do một số Uỷ ban mã số thực hiện.

              Việc sử dụng mã số vật phẩm Châu Âu bắt đầu sau khi các nhà sản xuất và các nhà phân phối từ 12 nước Châu Âu quyết định xem xét phát triển một hệ thống mã số vật phẩm đồng bộ và chuẩn mực ở Châu Âu năm 1974, giống như hệ thống UPC đã được áp dụng ở Mĩ.

              Mục đích của GS1 là phát triển một tiêu chuẩn toàn cầu thuộc nhiều lĩnh vực phục vụ cho việc phân định sản phẩm, dịch vụ và địa điểm với mục tiêu là cung cấp một ngôn ngữ chung trong thương mại quốc tế.

              Tổ chức này nhanh chóng phát triển sang các châu lục khác và được đổi tên thành Tổ chức Mã số Mã vạch quốc tế vào năm 1992.

              Tiêu chuẩn quốc tế về mã số hàng hoá, dịch vụ và địa điểm, mã vạch sản phẩm và những thư tín trong kinh doanh thông qua EDI đang được sử dụng trên khắp thế giới.

              Tổ chức mã số mã vạch quốc tế luôn duy trì được mối quan hệ chặt chẽ với đối tác của mình ở Bắc Mỹ, Hội đồng Mã thống nhất (UCC), và họ cùng nhau tiếp tục phát triển các tiêu chuẩn cho hệ thống phân định và trao đổi thông tin tự động.

              Tháng 10 năm 1991 EAN và UCC kí một bản hợp đồng hợp tác với sự thoả thuận cùng làm việc để đạt được khả năng cạnh tranh về mặt kỹ thuật và tìm ra những giải pháp chung để phân định sản phẩm và những vấn đề liên quan.

CẢI THIỆN TÍNH HIỆU QUẢ TRONG KINH DOANH

              Mã số mã vạch và EDI là nền tảng để cải tiến việc truyền thông giữa các tổ chức kinh doanh và làm cho việc kiểm soát chuỗi cung ứng một cách tốt hơn.

              Khi các công ty đã trở lên tự động hoá hơn, ngôn ngữ mô tả sản phẩm một cách đơn giản sẽ được thay thế bằng mã số vật phẩm đơn nhất để phân định sản phẩm. Hệ thống GS1 đã vượt qua sự hạn chế của mã nội bộ bằng cách sử dụng khả năng của các cơ sở dữ liệu trong máy tính để lưu trữ tất cả các thông tin về sản phẩm được yêu cầu và để truy cập thông tin đó bằng một con số duy nhất.

              Không có một sự nhầm lẫn nào xảy ra khi mà mã số đó mô tả sản phẩm, dịch vụ hoặc địa điểm vì mã số đó được sử dụng đơn nhất trên phạm vi toàn cầu.

              Hệ thống GS1 cung cấp những mã số đơn nhất này cho tất cả các công ty. Sau đó, chúng được cấp cho tất cả các vật phẩm đơn lẻ khác nhau, ở tất cả những nơi chúng cần được xử lý trong chuỗi cung ứng.

              Để tránh những sai lỗi và sự chậm trễ khi xử lý bằng cách gõ các con số, các con số này được thể hiện thành mã vạch, mã vạchcó thể được quét bằng máy tại bất cứ vị trí nào trong dây chuyền thương mại.

              Một khi các công ty đã thu được thông tin về sự phân định cũng như sự di chuyển của hàng hoá, họ cần trao đổi các thông tin này và các yêu cầu của mình với các bên khác.

              Việc trao đổi thông tin điện tử đồng bộ có sử dụng mã số GS1 bất cứ khi nào có thể để thay thế việc mô tả sản phẩm và địa điểm, làm cho thư tín dùng trong kinh doanh trở nên đơn giản hơn, chính xác hơn và có thể cung cấp thông tin quản lý đã được cải thiện. Những thư tín này có thể được mô tả bằng điện tử và có thể được gửi từ công ty này đến công ty khác thông qua mạng lưới truyền thông tin từ xa.

              Hệ thống GS1 là đơn nhất bởi vì nó sử dụng một nội dung dữ liệu tiêu chuẩn tương ứng với kí hiệu mã vạch riêng của nó. Mã số vật phẩm phân định vật phẩm bằng cách sử dụng một mã vạch được duy nhất dành cho mục đích này. Các thông tin bổ xung có thể được đưa vào một bộ tiêu chuẩn và thể hiện bằng một mã vạch khác và nó cũng là duy nhất trong hệ thống. Ví dụ về thông tin bổ xung có thể là: số xê-ri và số lô hàng, ngày sản xuất, nơi chuyển đến…

               Hệ thống này là đa ngành công nghiệp và có thể được áp dụng cho các loại phần cứng, phần mềm hoặc các hệ điều hành.

              Sự thay đổi lớn trong kinh tế và xã hội ở Châu Âu và các nước còn lại trên thế giới đã tạo ra những áp lực trong kinh doanh khiến kinh doanh phải có khả năng thích ứng hơn và linh hoạt hơn để thay đổi. Bất cứ các doanh nghiệp thuộc ngành nào hay khu vực nào đều nhận ra rằng thông tin đã được sử dụng một cách hiệu quả hơn, cộng tác với các bên để duy trì lợi thế cạnh tranh.

              Ở những nơi mà nhu cầu của mỗi người tiêu dùng được thoả mãn theo cách càng tiết kiệm và lợi nhuận càng tốt thì việc quản lý chuỗi cung ứng đang có xu hướng ngày càng được cải tiến.

              Một hệ thống phân định thích hợp cho tất cả các yếu tố tạo ra sản phẩm cuối cùng sẽ giúp làm giảm chi phí và làm tăng thêm thuận lợi của bất kỳ quá trình nào tạo ra giá trị gia tăng. Công tác giao vận được tạo ra dễ dàng hơn và cùng với một phương pháp phối hợp để sử dụng EDI cho càng nhiều giao dịch càng tốt, việc sử dụng các tiêu chuẩn thích hợp sẽ làm tăng tốc quá trình thương mại.

QUẢN LÝ CỬA HÀNG CHÍNH XÁC HƠN VÀ MARKETING TỐT HƠN

                Việc yêu cầu các nhân công có liên quan chính đến công việc phải sử dụng hệ thống điểm bán POS là chìa khoá để thực hiện thành công hệ thống này tại chuỗi bán lẻ ở Nhật – Công ty TNHH Tokyu Store.

                Việc quản lý đặt các phương pháp đo lường một cách có hệ thống vào đúng chỗ mà có thể khuyến khích đội ngũ nhân viên sử dụng dữ liệu POS để xử lý các vấn đề như là một phần trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của họ.

                Việc quản lý hoạt động mua và bán trong chuỗi các cửa hàng theo truyền thống đã diễn ra ở những cửa hàng khác nhau mà không có nhiều sự kết hợp giữa các cửa hàng này. Dữ liệu POS đưa ra các phương pháp phân tích kết quả và đánh giá chiến lược kinh doanh để quản lý.

                Cửa hàng Tokyo có 5.852 nhân viên với 87 siêu thị trong khu vực Tokyo. Cửa hàng này bán từ đầu năm đến tháng 3 năm 1993 là 222,4 tỷ Yên (tương đương 2 tỷ USD).

               Năm 1978, chuỗi cửa hàng này đã lắp đặt hệ thống đặt hàng điện tử và sử dụng hệ thống POS vào năm sau. Năm 1983, cửa hàng này bắt đầu trao đổi dữ liệu trực tuyến với các nhà cung cấp và chỉ 12 tháng sau toàn bộ hệ thống POS đã hoạt động, hiện nay là tại hơn 40 cửa hàng. Một mạng lưới POS trực tuyến đã được lắp đặt vào năm 1987.

               Hiện nay, chuỗi cửa hàng này nắm giữ và xử lí toàn bộ dữ liệu POS của mình thông qua mạng lưới trực tuyến. Cho tới năm 1987, mỗi cửa hàng đều lấy và lưu trữ dữ liệu của mình trên một đĩa mềm. việc quản lí trực tuyến đã đẩy nhanh tốc độ trao đổi thông tin và và đã cải thiện được việc bảo đảm an toàn và chính xác của thông tin.

               Việc kết nối hệ thống POS một cách trực tiếp đến hệ thống đặt hàng điện tử và việc sử dụng kết nối trực tuyến để giám sát việc bán hàng một cách trực tiếp từ văn phòng đầu não làm cho cửa hàng Tokyu có thể sử dụng hệ thống POS để quản lý hoạt động mua hàng hoá và công tác kế toán, cũng như để quản lý hoạt động bán hàng.

               Sự kết nối giữa hoạt động đặt hàng điện tử và hệ thống POS sẽ hỗ trợ cho hệ thống trao đổi giá cả để tự động điều chỉnh mức giá bán lẻ theo xu hướng bán hàng. Nó cũng làm giảm bớt yêu cầu kiểm kê hàng tồn kho bởi vì dữ liệu từ hệ thống đặt hàng đã chỉ ra thời gian nhập hàng vào cửa hàng và dữ liệu POS cũng cho biết khi nào hàng hoá được bán ra. Sự kết nối nêu trên đảm bảo quản lí chính xác việc tăng giảm giá.

               Từ việc quản lý của Tokyo đã chỉ ra rằng lợi ích thu được là rất nhiều. Các nhà quản lý cửa hàng và phòng ban có thể giám sát một cách chính xác tổn thất bằng cách theo dõi bản ghi về giảm giá và tăng giá. Việc quản lý các đơn đặt hàng, đặc biệt đối với những loại hàng hoá chuyển giao nhanh và những loại hàng hoá dễ hỏng đã được cải tiến một cách đáng kể. Phòng Marketing có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch hoạt động của họ cũng như chuẩn bị những kế hoạch trong tương lai bởi vì họ được cung cấp những phân tích về kết quả của công tác xúc tiến bán vừa nhanh vừa chính xác.

GIẢM MỘT NỬA CHI PHÍ QUẢN TRỊ TRONG MỘT NĂM

                Trao đổi dữ liệu điện tử  ( EDI) đã được chứng minh là rất cần thiết kể từ khi nó được giới thiệu trên thị trường DIY của Hà Lan năm 1987.

                Thị trường DYI ở Hà Lan có tổng doanh thu đạt 3.500 tỷ USD một năm. PFH (Praxis, Formido, Hubo) chiếm 17% của thị trường này và đối thủ cạnh tranh của họ, Gamma Nederland chiếm 24%.

                Hàng hoá mua vào không được dự trữ trong kho chứa – nhà cung cấp mang hàng hoá đến thẳng cửa hàng. Việc đặt hàng bằng văn bản đã hạn chế sự phát triển của thị trưòng DIY và sự hạn chế này làm cho chu kì kinh doanh tương đối dài. Yêu cầu dự trữ đòi hỏi phải có những kho chứa tương đối lớn. Sự gia tăng bán hàng và mở rộng thị trường đã tạo ra áp lực đối với các cấp dịch vụ.

                Năm 1987, Gamma Nederland và PFH đã thành công khi chủ động tiếp cận với việc trao đổi điện tử đối với toàn bộ khu vực của mình.

               Hiện nay, các cửa hàng có thể đặt hàng từng ngày và 98% trong số các tuyến đặt hàng được gửi đi đang sử dụng EANCOM cho các nhà cung cấp. Chu kì kinh doanh giảm xuống từ mức tối đa là 9 ngày xuống còn tối đa là 4 ngày. Việc thực hiện kế hoạch trở nên tốt hơn và tỷ lệ dịch vụ đã tăng lên từ 88% lên 95%.

               Hoá đơn EDI đã được sử dụng lần đầu tiên vào năm 1992; Năm 1993 PFH đã nhận được 75 % hoá đơn qua EDI và nó được dự kiến sẽ tăng lên đến 95% vào năm 1994. Kết quả là số lượng nhân viên quản lí ở văn phòng đầu não đã giảm xuống 50%.

               Mỗi tháng PFH bán 4 triệu loại hàng hoá cho 800.000 khách hàng. Để phân loại sản phẩm, quản lý các loại hàng hoá, kiểm soát kho bãi và dịch vụ khách hàng, giải pháp là quét mã số, mã vạch GS1. Dữ liệu về bán hàng sẽ được thu thập một cách tự động và kết quả bán hàng thực tế của mỗi loại hàng hoá giúp cho việc sắp xếp lại hàng hoá trong kho trở nên rất nhanh.

                Năm 1991, 25% loại hàng hoá đã có mã vạch GS1, năm 1992 là 50% – 60% và năm 1993 là 85% – 90%.

                Ông J.W. Luiting, giám đốc hệ thống và thông tin của PFH đã nói: Trao đổi dữ liệu điện tử đã cải tiến lớn ngành hậu cần của thị trường DIY ở Netherland. Tiêu chuẩn EANCOM và mã vạch GS1 để phân định vật phẩm đã trở nên rất thiết yếu cho cơ sở hạ tầng của khu vực này.

THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ĐỂ CẢI THIỆN DOANH THU CỦA HÀNG DỆT MAY

               Giảm thời gian phân phối hàng hoá chỉ là một lợi ích thu được từ việc sử dụng mã số mã vạch GS1 và EDI tại hãng bán lẻ hàng đầu của Pháp Monoprix.

               Một chuỗi cửa hàng bao gồm 270 gian bán hàng nhỏ muốn giảm chu kì đặt hàng và cung ứng hàng hoá dệt may của mình xuống bằng cách tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

               Trước khi có tiêu chuẩn về mã số, mã vạch vật phẩm và EDI được giới thiệu thì chu kì đặt hàng dệt may là 4 tuần; xử lý đơn đặt hàng và cung ứng theo đơn đặt hàng bởi nhà cung cấp sẽ được thực hiện trong một tháng khác.

               Monoprix đã sử dụng mã vạch và quét mã vạch tại các kho hàng hoá của họ trong một thời gian tương đối dài và đây là một trong những công ty đầu tiên sử dụng mạng Allegro. Vào cuối năm 1993, Monoprix đã trao đổi thư tín với 110 nhà cung cấp chính của tất cả các loại hàng hoá và 1/3 những đơn đặt hàng đã được gửi bằng EDI.

               Tại thời điểm đầu năm 1993 Monoprix quyết định thiết lập một sự cộng tác đầy đủ với một nhà cung cấp sản phẩm dệt may chính. Dữ liệu bán hàng dệt may hiện nay được thu thập bởi mã vạch và hàng ngày được truyền đến trung tâm máy tính. Dữ liệu được xử lý vào chủ nhật và được gửi tới các nhà cung cấp bằng EDI vào ngày hôm sau.

               Một tuần sau, hàng hoá được giao đến kho của Monoprix trước khi được chuyển đến cửa hàng.

              Bây giờ quá trình đặt hàng chỉ mất 1 tuần và chu kỳ giao hàng là 10 ngày; việc giảm thời gian ở công đoạn thứ 2 này cũng là do có một sự tổ chức lại quá trình sản xuất.

               Hiện nay Monoprix đang có kế hoạch mở rộng EDI cho tất cả các cửa hàng và những nhà cung cấp hàng dệt may. Giám đốc dự án EDI, Pierre Le Faou nói: “Những tác động mà EDI tạo ra đã đem đến một ảnh hưởng rất thuận lợi cho doanh thu của hàng hoá dệt may. Và Monoprix hi vọng sẽ đạt được toàn bộ những lợi thế của cơ hội này”.

VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA CỦA CHUỖI CUNG CẤP

               Lãnh đạo chuỗi các gian hàng hàng đầu ở Châu Âu đã nhận ra tầm quan trọng của Hệ thống GS1 và quan tâm đặc biệt đến các dự án hợp lý hóa sản xuất để quản lý một cách hiệu quả thông tin về hàng hoá và công tác giao vận.

               Karstadt là một trong những cửa hàng bán lẻ lớn nhất nước Đức, có doanh thu là 20,7 tỷ DM vào năm 1993 và khi một cửa hàng đạt được mức doanh thu hơn 13 tỷ DM thì nó trở thành số 1 của Châu Âu.

               Để cung cấp hàng hoá cho 165 cửa hàng của mình, Karstadt điều hành một hệ thống thông tin toàn diện về hàng hoá bao gồm các kho trung tâm, các trung tâm phân phối hàng hoá được cập nhật hàng ngày và các bộ phận phụ trợ.

               Karstadt sử dụng tiêu chuẩn quốc gia SEDAS và EANCOM, tập hợp con EDIFACT cho khu vực hàng hoá tiêu dùng, để trao đổi đơn đặt hàng, sử lý hoá đơn và chia sẻ thông tin dự báo khả năng bán hàng.

               Các Hệ thống đa công ty này hoạt động thành công, điều đó có nghĩa là một số lượng lớn dữ liệu có thể được thu thập và xử lý nhanh và hiệu quả.

KHẢ NĂNG CUNG CẤP ĐẦY ĐỦ HÀNG HÓA TRONG VÒNG 48 GIỜ

               Lee Jeans, một thành viên của tập đoàn VF ở Pennsylvania (một trong những tập đoàn công hữu sản xuất quần áo lớn nhất thế giới) đã phát triển một hệ thống EDI có hiệu quả, nhận ra rằng việc chia sẻ dữ liệu hiệu quả có thể tăng bán một số loại hàng hoá lên gấp đôi.

               Ý nghĩa nhất đối với Lee là việc giao dịch với khách hàng của công ty đang được hoàn thiện rất nhiều và trở nên hiệu quả nhờ việc sử dụng dữ liệu EPoS. Bằng cách nhận các dữ liệu bán hàng chính xác, công ty có thể đảm bảo rằng mức dự trữ là phù hợp và đáp ứng các đơn đặt hàng rất nhanh chóng. Thời gian trả lời chỉ trong vòng 48 giờ, và toàn bộ hàng hóa theo đơn đặt hàng có thể được nhập vào, đóng gói và gửi đi mà không cần một văn bản nào cả. Lee muốn nói quá trình này như là một “khả năng cung cấp đầy đủ hàng hóa”.

               Ông Kurt Herrgodts giám đốc marketing lục địa cho Lee đã nói: Chúng tôi chỉ sử dụng những kiểu mẫu cơ bản của EDI để cung cấp hàng, thông tin được thu thập thông qua việc quét mã vạch GS1 trên mỗi chiếc áo/ quần, sau đó gửi đến máy tính trung tâm của chúng tôi ở Bỉ, Bắc Ai len thông qua EDI. Chúng tôi có thể đảm bảo là sẽ giao hàng đúng loại và nhanh chóng cho các khách hàng của mình”.

                Lee đã thiết lập sự kết nối EDI với một số khách hàng ở Anh, bao gồm các công ty: BhS, Debenham, littlewoods, Bankrupt clothing và Bets cũng như một số khách hàng đặc biệt ở Đức, Pháp, Thuỵ Điển, Na uy. ở những nước khác như Hà Lan. Đan Mạch… sẽ được tiến hành sau đó không lâu.

                Ông Herrgodts nói: “Chúng tôi đang phát triển tiêu chuẩn EANCOM và hầu hết khách hàng của chúng tôi đang sử dụng nó. Những trường hợp ngoại lệ sẽ được xử lý để chúng tôi có thể sử dụng các tiêu chuẩn riêng biệt của quốc gia khi cần”.

                Về mặt cung cấp thì quy mô của nó đang gia tăng không ngừng. Ông Robert Bole, giám đốc kinh doanh tại Anh của Lee nói: “Chúng tôi đang mở rộng hệ thống máy tính trung tâm để hợp nhất một cách đầy đủ các nhà cung cấp của mình với EDI vào các quá trình kinh doanh và sẽ thảo luận với nhà cung cấp chính để thiết lập một hiệp hội trên cơ sở đó. Tương tự, các phát triển khác sẽ cho phép chúng tôi đưa mã vạch vào sử dụng trên thùng hàng vận chuyển kết hợp với việc thông báo trước việc gửi hàng bằng EDI”.

DUY TRÌ VIỆC THEO VẾT MÃ CONTAINER VẬN CHUYỂN THEO SERI

                Công ty thực phẩm KP, nhà xản xuất lớn thứ 5 của Anh về bánh ròn và snack, đã làm việc với GS1 để thuyết phục nhiều hơn nữa các nhà cung cấp nhãn pallet GS1 trên hàng hoá được vận chuyển đến chỗ của mình.

               Sáng kiến này, tập trung ở nhà máy bánh ròn Grimsby của KP, đã rất thành công. Ông Steve airton, giám đốc phát triển hệ thống nói: “Chúng tôi đã viết thư cho tất cả các nhà cung cấp, yêu cầu họ dán nhãn theo dạng nhãn mà chúng tôi cần (mẫu gửi kèm), với một hi vọng là tất cả sẽ hỗ trợ chúng tôi. Hai nhà cung cấp chính của chúng tôi đã không làm theo, nhưng hứa rằng sẽ thực hiện vào giữa năm 1994.

               Cho đến bây giờ, 80% pallet đến là dùng nhãn GS1. Hầu hết trong số đó là trong nước Anh, nhưng có một số thành phần là tới từ Đức và Hà Lan và những nhà cung cấp này cũng dùng nhãn GS1.

               Grimby đã được lựa chọn một cách đặc biệt bởi vì các hệ thống đang sẵn sàng hoạt động để xử lý việc nhận nguyên vật liệu. Rất nhiều nhà cung cấp cho những vị trí khác của KP có nghĩa rằng tỷ lệ những pallet được dán nhãn đã được tăng lên. Ông Airton nói: “Mục đích của chúng tôi là đạt 100% palet được dán nhãn đối với cả hàng hoá nhập vào và xuất ra trong tương lai”.

               Hơn nữa, trong chuỗi cung cấp, KP đang sẵn sàng dán nhãn cho tất cả các đơn vị hàng hoá/ palet được gửi từ Grimby cho khách hàng. Ông Airton nói: “Đây cũng là điểm chính trong mục tiêu của chúng tôi, ví dụ như kiểm soát tồn kho. Chúng tôi chưa bị áp lực từ phía khách hàng khi thực hiện việc dán nhãn, nhưng chúng tôi đoán trước được yêu cầu sử dụng mã vạch sẽ tăng lên. Theo cách đó chúng tôi thực hiện trước việc dán nhãn cho palet. KP sử dụng mã vạch GS1 bởi vì mã vạch GS1 đã được sử dụng rộng rãi nhất, có nghĩa là chúng thích hợp với nhu cầu của một bộ phận lớn khách hàng”.

               Mã số cotainer vận chuyển theo xê-ri là trọng tâm đối với toàn bộ quá trình hoạt động, nó đảm bảo việc truy nguyên palet có hiệu quả. Ông Airton giải thích: “Điều đó có nghĩa là chúng tôi có thể duy trì việc theo dõi mỗi palet ở bất cứ đâu nó được vận chuyển tới, lợi ích chính của điều này là bất cứ vấn đề gì phát sinh đều có thể được giải quyết ngay lập tức và chính xác. Chúng tôi cũng có thể giám sát những hàng hoá đang được chuyển đến và biết được khi nào thì mỗi palet cần được sử dụng tới”.

TẠO ĐIỀU KIỆN THUẬN LỢI CHO VIỆC GỬI HÓA ĐƠN

               Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe quốc gia (NHS), EDI trở thành một chủ đề cần được cân nhắc, nó có thể cải thiện thủ tục cung cấp và có tiềm năng thực hiện một cuộc cách mạng về trao đổi thông tin hồ sơ bệnh án.

               Bệnh viện Thánh James ở Leed là một trong ba bệnh viện ở Anh liên quan đến kế hoạch thí điểm để phân định lợi ích của mã vạch GS1 đối với NHS và phòng y dược của bệnh viện đã sử dụng EDI năm 1990.

              “Chúng tôi có một đơn vị sản xuất ở đường Thánh James, đây chủ yếu là đơn vị sản xuất ở địa phương”, ông Howard Tebby- dược sĩ chính của đơn vị này nói. „ở đây, chúng tôi không phải là khách hàng mà là nhà cung cấp. Chúng tôi cần phải sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng của chúng tôi một cách chính xác về cùng một cách định dạng hàng hoá“.

               Bệnh viện Thánh James sản xuất thuốc cho 25 bệnh viện dọc theo khu vực chuyên về sức khoẻ Yorkshire và 60 trung tâm sức khoẻ ở Lees và sẽ sử dụng mã vạch GTIN-13 cho sản phẩm của họ.

               EDI đã cải thiện hiệu quả của quá trình xử lý hoá đơn ở bệnh viện St James. Quá trình này xử lý được hơn 18.000 đơn hàng và 50.000 hoá đơn trong một năm. Trước khi sử dụng EDI 1/4 số hoá đơn trên có sự sai lệch.

              Ông Tebby nói: „Việc thanh toán đã bị trì hoãn vì sự bất thường của hệ thống bưu phí nội bộ của chúng tôi. Chúng tôi đã bị mất đi số tiền được khấu trừ vì không thanh toán cho nhà cung cấp trong hạn định. Số tiền bị mất này đã giảm đáng kể từ khi thực hiện EDI“.

              Ông Lan Marshall, giám đốc dự trữ bổ sung: „Việc sử dụng mã GS1 sẽ tăng tốc độ và mức độ chính xác của việc thu thập dữ liệu. Một điều trở nên rất quan trọng đối với chúng tôi là làm thế nào để có thể phân định giá cả của thuốc mà một bác sĩ sử dụng cho một nhóm hoặc một bệnh nhân.

XÓA BỎ RÀO CẢN TRONG TRUYỀN THÔNG

               Tổ chức GS1 đã đưa ra giải pháp cho công ty BHP, một công ty lớn nhất Ôtxtrâylia, khi các đơn vị sản xuất thép của BHP muốn tạo ra một cổng hợp tác.

               Dự án đầy tham vọng này, với mục tiêu tạo ra một sự kết nối đơn mà thông qua đó các khách hàng có thể thực hiện thương mại điện tử, đã gặp phải một số vấn đề khi người ta phát hiện ra rằng 4 bộ phận quan trọng của công ty đang sử dụng những hệ thống không tương thích.

               Mark Fuller, giám đốc dự án thương mại điện tử của công ty thép của BHP giải thích: “Một trong những nhà phân phối đã sử dụng 20 kí tự và các nhà phân phối khác sử dụng 25 kí tự, trong khi đó, bộ phận sản xuất thép cuộn và thép tấm đã sử dụng 20 kí tự và bộ phận thép bản và thép cây thì sử dụng chỉ có 12 kí tự”.

               Đã không có một hệ thống mã số nào khác đưa ra được giải pháp, và sau khi xem xét kinh nghiệm của ngành Thép ở Mỹ, BHP quyết định xây dựng một hệ thống mã số sản phẩm của riêng họ và hệ thống này đã không khả thi.

              Vì vậy, BHP đã sử dụng hệ thống mã vạch GS1 và hệ thống này đã chứng minh sự hoàn thiện của nó. Ông Fuller nói: “Tiêu chuẩn về số phân định ứng dụng GS1 đã cung cấp cho chúng tôi một hệ thống mã số phù hợp toàn cầu và đạt tiêu chuẩn, hệ thống này có thể được sử dụng trong phạm vi các bộ phận sản xuất và cả cho các đối tác của chúng tôi”.

              Cổng hợp tác bắt đầu được thực hiện từng bước vào tháng 4/1990 và tới khoảng giữa năm 1993 thì tất cả các bộ phận sản xuất thép chính, các đơn vị này sản xuất ra 80% sản lượng của BHP, sẽ sử dụng EDI cho hoạt động kinh doanh hàng ngày.

              Khi dự án tạo cổng chính của một đơn vị sản xuất chính của BHP đã thành công rõ ràng sau khi thực hiện GS1, cả ngành công nghiệp thép đã vận động theo cùng hướng để kết nối thành một mạng lưới chính. Ngành công nghiệp thép của Ôtxtrâylia sắp được GS1 Ôtxtrâylia phê chuẩn lần cuối cùng Bản hướng dẫn việc gán mã số mã vạch.

GS1 SÃN SÀNG PHỤC VỤ BẠN

               Văn phòng tổng thư kí của GS1 được đặt tại Bruxsel, Bỉ, nơi mà GS1 đã được đăng kí là một tổ chức phi chính phủ quốc tế theo luật pháp của Bỉ.

               Đại hội đồng họp mỗi năm một lần, thường là vào tháng 5. Mỗi tổ chức mã số GS1 có quyền bầu cử về các nội dung như các khoản ngân sách hàng năm, phí, việc gia nhập các thành viên mới, và kế hoạch hoạt động cho năm tài chính tiếp theo.

              Hội đồng quản trị bao gồm các đại diện của ngành Thương mại, Công nghiệp và các tổ chức mã số. Hội đồng này sẽ đưa ra các quyết định cuối cùng về tất cả các quy định kỹ thuật, sắp xếp thời gian tổ chức các hội nghị kỹ thuật GS1 và nói chung là chuẩn bị tất cả các vấn đề sẽ thảo luận trước khi Đại hội đồng có sự phê chuẩn cuối cùng.

               Các tổ chức mã số cung cấp khuyến nghị và thông tin cho hội đồng quản trị. Cuộc họp này được tổ chức 2 lần trong một năm.

               Ủy ban về các hệ thống kỹ thuật (TSC) nghiên cứu tất cả các vấn đề về kỹ thuật liên quan đến sự phát triển và ứng dụng hệ thống GS1, chuẩn bị các nội dung cần đệ trình hội đồng quản trị. Thành viên của TSC là các chuyên gia về mã số, mã vạch. TSC họp 4 lần một năm.

               Một uỷ ban tiêu chuẩn mới về ứng dụng và dữ liệu quốc tế (IDASC) đã được thành lập vào đầu năm 1993. Mục tiêu của của uỷ ban này là đảm bảo phát triển các hoạt động của hệ thống EAN và UCC, hướng tới một cấu trúc hệ thống chung và phù hợp toàn cầu đối với cả hai tổ chức. IDASC họp ít nhất 2 lần một năm.

               Uỷ ban hệ thống truyền thông (CSC) nghiên cứu các vấn đề về EDI, đặc biệt là việc xây dựng tiêu chuẩn EANCOM. CSC họp 4 lần một năm.

Đại Hội đồng
Tổng thư kí và

Văn phòng thư kí

Hội đồng quản trị các tổ chức mã số và

HĐ các tổ chức mã số địa phương

Hội đồng quản trị
Uỷ ban hệ thống thông tin UB hệ thống kỹ thuật UB tiêu chuẩn ứng dụng dữ liệu quốc tế EAN/UCC
Hội đồng quản trị UCC

UB tư vấn UCC

              Văn phòng tổng thư kí đảm bảo hiệp hội hoạt động một cách nhịp nhàng hàng ngày bằng việc thực hiện quản trị hành chính, xây dựng và hỗ trợ về kỹ thuật cũng như thực hiện nhiệm vụ quảng bá và tuyên truyền.

              Đội ngũ nhân viên hỗ trợ, tư vấn và hướng dẫn các vấn đề liên quan từ hội đồng đến các thành viên như việc xử lý đơn gia nhập của một thành viên mới, cung cấp thông tin và hướng dẫn kỹ thuật và ủng hộ các thành viên mới, tìm ra các mục tiêu then chốt của lĩnh vực công nghiệp có thể dùng tiêu chuẩn GS1 và giữ liên lạc với các tổ chức quốc tế và các nhóm sử dụng có liên quan.

              Nếu các bạn muốn biết thêm bất cứ thông tin gì về những lợi ích mà GS1 có thể mang lại cho công ty của bạn, hãy liên lạc với tổ chức mã số địa phương của chúng tôi hoặc tổ chức GS1 tại 29 Royal, B-1000 Bruxel, Bỉ.
Điện thoại:  +32 2 218 76 74;
Fax: +32 2 218 75 85.

28/05/2016

Bạn đang có vấn đề?

Chúng tôi có thể tư vấn và cung cấp giải pháp cho bạn