Hội thảo khoa học về Mã toàn cầu phân định loại tài liệu GDTI phục vụ quản lý tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

TW Dang

Sáng ngày 16/03/2017, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã mời ông Nguyễn Nam Hải – Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – báo cáo tại Hội thảo khoa học “Mã toàn cầu phân định loại tài liệu GDTI phục vụ công tác quản lý chuyên ngành” do Cục tổ chức tại trụ sở số 9A Nguyễn Cảnh Trân, Hà Nội. Sự kiện này tiếp theo thành công của ông Hải tại Hội thảo khoa học về mã GDTI tại Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ngày 13/2/2017.

Về phía Tổng cục còn có ông Lê Xuân Trường –  Vụ phó Vụ Tiêu chuẩn – và đại diện từ Văn phòng Mã số mã vạch GS1 Việt Nam cùng tham gia.

Về phía Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có ông Hoàng Anh Tuấn – Cục trưởng, hai Phó Cục trưởng là bà Vũ Hồng Mây  và ông Đinh Hữu cùng đông đảo cán bộ công chức, viên chức của các đơn vị chức năng và tổ chức sự nghiệp thuộc Cục tham dự.

Ông Nguyễn Nam Hải đã làm rõ khả năng của mã GDTI có thể đáp ứng nhu cầu cấp thiết hiện tại của Cục Lưu trữ là phân định và số hóa bất kì loại tài liệu nào cần phải kiểm soát. Trong nhiều trường hợp, cũng sẽ có yêu cầu phân định từng tài liệu riêng biệt và vì mục đích này có thể sử dụng mã số tùy chọn theo xê-ri của GDTI. Bản thân GDTI không mang hàm ý và đóng vai trò là chìa khóa bảo mật dẫn mở đến tệp thông tin lưu trong cơ sở dữ liệu của đơn vị, điều này cho phép mã số tài liệu được tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu là an toàn, thông tin liên quan được thu nhận chỉ bởi nhà phát hành tài liệu và các bên được cấp quyền. Vì GDTI là một khóa phân định của GS1 sử dụng Mã doanh nghiệp GS1, số phân định loại tài liệu và số tùy chọn theo xê-ri, nên việc ấn định các mã số là đơn giản và tính đơn nhất được bảo đảm. Nếu Cục Lưu trữ cần theo dõi và kiểm soát tài liệu thì GDTI là một công cụ đơn giản tạo thuận lợi cho việc này.

Bên cạnh đó, ông Nguyễn Nam Hải còn giới thiệu khả năng của một số loại mã khác của GS1 như Mã toàn cầu phân định địa điểm GLN (Global Location Number) để quản lý đơn vị nộp lưu và vị trí lưu tài liệu, Mã toàn cầu phân định mối quan hệ dịch vụ GSRN (Global Service Relationship Number) để quản lý nhân viên cũng như độc giả và nhiều thông tin bổ ích khác về hệ thống quản lý tiêu chuẩn đo lường chất lượng của Tổng cục.

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã nhận thức được tác dụng và ý nghĩa của Hệ thống mã hóa GS1 và sẽ có kế hoạch nghiên cứu ứng dụng các tiêu chuẩn này vào thực tế./.

20/03/2017

Các bài có liên quan