Mười bước để thực hiện GS1 eCom

Trang thông tin này có ý nghĩa đối với các công ty chuẩn bị bắt đầu thực hiện các tiêu chuẩn GS1 eCom, giúp phân định những việc cần làm để có thể thực hiện thành công và hưởng lợi từ GS1 eCom.

1. Phân định quá trình kinh doanh mà theo đó bạn muốn thực hiện GS1 eCom

2. Chắc chắn rằng có sự cam kết của ban lãnh đạo cấp cao trong công ty của bạn để thực hiện GS1 eCom

3. Liên hệ với Tổ chức thành viên của GS1 tại quốc gia bạn

4. Chắc chắn rằng công ty của bạn là thành viên của GS1 và có Mã doanh nghiệp GS1

5. Tự tìm hiểu về các tiêu chuẩn GS1 eCom

6. Kiểm tra xem bạn cần tiêu chuẩn nào

7. Kiểm tra với Tổ chức thành viên của GS1 tại quốc gia bạn xem đã có các prôfin gói tin về quốc gia/ lĩnh vực của bạn chưa

8. Thực hiện việc phân tích thiếu sót giữa dữ liệu bạn cần trao đổi và nội dung gói tin hoặc prôfin tiêu chuẩn

9. Căn chỉnh dữ liệu chủ với các đối tác của bạn

10. Bắt đầu trao đổi dữ liệu thông qua việc sử dụng các tiêu chuẩn GS1 eCom


1. Phân định quá trình kinh doanh mà theo đó bạn muốn thực hiện GS1 eCom

Các tiêu chuẩn GS1 eCom hỗ trợ một loạt các quá trình kinh doanh trong chuỗi cung ứng: từ khâu đặt hàng, chuyển hàng đến thanh toán. Mỗi quá trình đều cần một bộ gói tin khác nhau.

Vì vậy, trước khi bắt đầu bất kì một chương trình thực hiện GS1 eCom nào, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

  • Các quá trình kinh doanh nào sẽ được hỗ trợ bởi GS1 eCom?
  • Dữ liệu nào cần được trao đổi trong các quá trình này?
  • Những đối tác nào sẽ gửi hoặc nhận dữ liệu này?

Tiêu chuẩn GS1 eCom cung cấp giải pháp cho nhiều ngành bằng cách sử dụng cùng một gói tin GS1 eCom. Điều này đạt được thông qua các prôfin áp dụng cho các gói tin GS1 eCom nói chung, ví dụ cho ngành công nghiệp thực phẩm, giải trí, cung cấp văn phòng hoặc dệt may.

Vì vậy, chi tiết cụ thể của lĩnh vực cũng cần được tính đến trong quá trình phân tích kinh doanh.

Ngoài ra, ở một số nước, các nhóm người dùng tạo các prôfin gói tin, phản ánh thực tiễn việc thực hiện GS1 eCom trong các lĩnh vực cụ thể và quy trình kinh doanh tại khu vực (xem Bước 7 ).


2. Chắc chắn rằng có sự cam kết của ban lãnh đạo cấp cao trong công ty của bạn để thực hiện GS1 eCom

Điều này là rất quan trọng cho việc thực hiện thành công, vì ban quản lý cần phải chuẩn bị sẵn nguồn nhân lực và tài chính cần thiết

Ban quản lý cần phải có hiểu biết cơ bản về các nguyên tắc và lợi ích của GS1 eCom. Họ phải nhận thức được rằng việc thực hiện GS1 eCom có thể giúp cải thiện dịch vụ đối tác thương mại và sự hài lòng của họ, nâng cao hiệu quả của chuỗi cung ứng, cắt giảm chi phí và tối ưu hóa hàng tồn kho.


3. Liên hệ với Tổ chức thành viên của GS1 tại quốc gia bạn

Liên hệ với tổ chức thành viên của GS1 tại địa phương. Hầu hết các tổ chức này đều có chuyên gia riêng cho các lĩnh vực kỹ thuật cụ thể, cũng như cho GS1 eCom. Kiểm tra xem ai sẽ là liên lạc chính của bạn về GS1 eCom.


Địa chỉ liên hệ cho các công ty sử dụng đang tìm kiếm sự hỗ trợ trong việc thực hiện các tiêu chuẩn luôn luôn là Tổ chức thành viên của GS1 tại địa phương. Nếu các chuyên gia địa phương không thể giúp trực tiếp, họ có quyền truy cập vào mạng lưới toàn cầu của các chuyên gia về GS1 eCom từ các tổ chức thành viên khác của GS1 và các công ty sử dụng khác. GS1 có hơn 100 tổ chức thành viên ở địa phương, phục vụ hơn một triệu công ty trên hơn 140 quốc gia.

Các công ty từ các quốc gia, nơi chưa có tổ chức thành viên GS1 được thiết lập, có thể liên hệ trực tiếp văn phòng GS1 toàn cầu GS1 Global office .


4. Chắc chắn rằng công ty của bạn là thành viên của GS1 và có Mã doanh nghiệp GS1

Các khóa phân định của GS1 được sử dụng trong các tiêu chuẩn GS1, cả trong luồng hàng vật chất (ví dụ được mã hóa vào mã vạch) và trong luồng thông tin về dữ liệu kinh doanh. Nếu không có các khóa phân định GS1 thì không thể sử dụng các tiêu chuẩn GS1 eCom.

Các khóa phân định của GS1 được tạo ra bằng cách sử dụng Mã doanh nghiệp GS1 – Mã này có được từ tổ chức thành viên của GS1 tại quốc gia bạn.

Các khóa phân định sau của GS1 được tạo ra bằng cách sử dụng cùng một Mã doanh nghiệp GS1:

  • GLN – Mã toàn cầu phân định địa điểm, phân định các bên và địa điểm, được sử dụng trong tất cả các gói tin GS1 eCom
  • GTIN – Mã toàn cầu phân định thương phẩm, phân định hàng hóa và dịch vụ, được sử dụng trong tất cả các gói tin GS1 eCom
  • Một số khóa phân định khác cho các ứng dụng đặc biệt như phân định các đơn vị giao nhận vận chuyển hoặc tài sản.

Nếu công ty bạn chưa là thành viên của GS1, hãy liên hệ với tổ chức thành viên của GS1 tại quốc gia bạn để đăng kí.


5. Tự tìm hiểu về các tiêu chuẩn GS1 eCom

GS1 cung cấp một loạt các tài liệu về giáo dục đào tạo liên quan đến các tiêu chuẩn GS1 eCom. Phần lớn là các tài liệu đào tạo trực tuyến, sẵn có tại các tổ chức thành viên GS1 GS1 Member Organisations nơi cũng tổ chức các khóa đào tạo theo ngôn ngữ địa phương.


6. Kiểm tra xem bạn cần tiêu chuẩn GS1 eCom nào

GS1 cung cấp hai bộ tiêu chuẩn về GS1 eCom:

  • GS1 EANCOM® – là tiêu chuẩn của GS1 về EDI “kinh điển”, một bộ con được rút gọn của UN/EDIFACT
  • GS1 XML – sử dụng XML để trao đổi các tài liệu kinh doanh qua internet

Đối với những người mới sử dụng GS1 eCom, GS1 khuyến nghị dùng GS1 XML, nhưng nếu đối tác của bạn đã là người sử dụng GS1 EANCOM® rồi thì bạn có thể được yêu cầu tuân theo tiêu chuẩn của họ.

GS1 EANCOM® có một lượng lớn người sử dụng trên thế giới cần cân nhắc khi lựa chọn bộ tiêu chuẩn GS1 eCom. Hãy lưu ý rằng GS1 sẽ hỗ trợ và duy trì tiêu chuẩn GS1 EANCOM® cho việc sử dụng trong tương lai.


7. Kiểm tra với Tổ chức thành viên GS1 của bạn xem đã có prôfin về các gói tin cho quốc gia/ lĩnh vực của bạn chưa

Một số tổ chức thành viên GS1 làm việc với các công ty người dùng (user companies) của họ để tạo ra profin về các gói tin tiêu chuẩn GS1 eCom thích hợp với các lĩnh vực đặc thù tại quốc gia của họ, ví dụ đối với lĩnh vực DIY tại Netherlands.

Profin là bộ con các gói tin hoàn toàn phù hợp với các tiêu chuẩn “chung” đã biết. Các profin sẽ được làm cho thích ứng với nhu cầu của nhóm người dùng mục tiêu, ví dụ bằng cách chỉ chọn các thành phần gói tin tùy chọn nào đó. Tài liệu về các profin này thường có khuyến nghị về việc thực hiện chúng trong các lĩnh vực hoặc nhóm người sử dụng đặc thù xác định, chính vì vậy chúng thường được tham chiếu đến như là Hướng dẫn thực hiện gói tin MIG – Message Implementation Guidelines.

Các nhóm người sử dụng có thể tạo ra những profin như vậy ở cấp quốc tế cho lĩnh vực của họ, ví dụ nhóm đầu chuỗi xây dựng các tiêu chuẩn GS1 cho việc hợp nhất chuỗi cung ứng giữa nhà sản xuất và người cung ứng của họ.

Hiện còn có hướng dẫn thực hiện GS1 eCom (EDI) nói chung.

Cách thức tốt nhất để kiểm tra xem loại tài liệu nào có sẵn cho lĩnh vực/ quốc gia/ công nghệ bạn quan tâm là hãy liên hệ với tổ chức thành viên của GS1 GS1 Member Organisation .


8. Thực hiện phân tích thiếu sót giữa dữ liệu bạn cần trao đổi và nội dung gói tin hoặc profin tiêu chuẩn

Các tiêu chuẩn GS1 eCom được xây dựng dựa trên yêu cầu của người dùng thực sự và được xem xét bởi các công ty sử dụng, chính vì vậy những tiêu chuẩn này sẽ bao gồm tất cả hay phần lớn các thông tin cần được trao đổi giữa đối tác. Tuy nhiên, nếu có thiếu sót giữa yêu cầu của người sử dụng và dữ liệu mà gói tin cung cấp thì các tiêu chuẩn này cần được bổ sung một cách tương ứng.

Điều rất quan trọng cần lưu ý là các thuật ngữ kinh doanh mà công ty của bạn sử dụng có thể khác với của GS1 trong khi về mặt ngữ nghĩa thì nội dung của các yếu tố dữ liệu lại giống nhau. Chính vì vậy cần phải so sánh các định nghĩa về dữ liệu hơn là chỉ so sánh các thuật ngữ kinh doanh.

Các định nghĩa về dữ liệu của GS1 có thể tìm thấy trong tài liệu về gói tin tại Global Data Dictionary (GDD).

Nếu bạn xác định được thiếu sót giữa dữ liệu bạn cần và dữ liệu trong gói tin GS1 thì bạn cần đệ trình Yêu cầu thay đổi đến GS1 Global Standard Management Process (GSMP), để sửa đổi gói tin đó hoặc để yêu cầu xây dựng một gói tin mới. Có thể đệ trình trực tiếp yêu cầu thay đổi trên GSMP website nhưng chúng tôi khuyến nghị hãy liên hệ với tổ chức thành viên GS1 Member Organisation để được trợ giúp trong việc đệ trình và quản lý Yêu cầu thay đổi.

Nếu thay đổi cần được giới thiệu đến MIG địa phương thì phải đệ trình Yêu cầu thay đổi đến tổ chức thành viên GS1 tại địa phương, nơi sẽ xác định nhóm làm việc của người dùng để xử lý yêu cầu đó.


9. Căn chỉnh dữ liệu chủ với đối tác của bạn

Căn chỉnh dữ liệu chủ là bước cần thiết để thực hiện GS1 eCom, vì dữ liệu chủ sẽ không được lặp lại trong các gói tin giao dịch nhưng lại được tham chiếu đến bởi các khóa phân định tiêu chuẩn. Ví dụ, tên và địa chỉ của người mua/ người bán sẽ không được nhắc đến trong các gói tin đặt hàng hay chuyển hàng nhưng lại được tham chiếu đến như là Mã toàn cầu phân định địa điểm (GLN) người mua và người bán.

Cách tiếp cận này cho phép gỡ bỏ dữ liệu thừa từ các gói tin giao dịch, đảm bảo xử lý hiệu quả và tiết kiệm đáng kể chi phí, thậm trí là bằng việc hợp nhất việc truyền dữ liệu điện tử với luồng vận chuyển của hàng hóa

GS1 cung cấp tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu chủ. Có ba cách chia sẻ dữ liệu chủ như sau:

· Ở dạng đơn giản nhất, dữ liệu chủ có thể được gửi qua email hoặc fax. Giải pháp này có thể phù hợp với các công ty không có kinh nghiệm sử dụng GS1 eCom. Ở giai đoạn sau của việc thực hiện GS1 eCom, khi công ty của bạn đã có cơ sở hạ tầng GS1 eCom thì phải sử dụng các tiêu chuẩn dữ liệu chủ.

· Trao đổi các gói tin dữ liệu chủ song phương, giữa các đối tác liên quan đến việc trao đổi GS1 eCom: Khi một vài dữ liệu này thay đổi, gói tin liên quan cần được gửi lại bao gồm cả thông tin cập nhật.

  • Trao đổi song phương hoạt động rất tốt đối với một số hạn chế các đối tác, nhưng khi số đối tác gia tăng thì cách thức này lại trở thành khó quản lý. GS1 cung cấp Mạng đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu Global Data Synchronisation Network , nơi các đối tác sẽ được tự động thông báo về bất kì thông tin cập nhật nào.

10. Bắt đầu trao đổi dữ liệu bằng việc sử dụng các tiêu chuẩn GS1 eCom

Trước khi trao đổi các gói tin GS1 eCom phải có chuẩn bị về mặt kĩ thuật:

  • Trước tiên, công ty bạn sẽ cần có một phần mềm hoặc dịch vụ hỗ trợ GS1 eCom và đáp ứng các yêu cầu của bạn. GS1 không khuyến nghị một sản phẩm riêng biệt, vì tính trung lập của thị trường là một trong các nguyên tắc cơ bản, nhưng tổ chức thành viên GS1 tại địa phương của bạn có thể đưa ra một danh mục các công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ này.
  • Khi công cụ phần mềm này được lắp đặt, bạn cần liên kết dữ liệu lưu trong cơ sở dữ liệu nội bộ của bạn, ví dụ như hệ thống đầu cuối lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning), với phần mềm hỗ trợ GS1 eCom.
  • Đối tác của bạn cần biết trao đổi với bạn những yêu cầu kĩ thuật nào. Thông tin này có thể được trao đổi ở dạng Thỏa thuận trao đổi lẫn nhau. Đây là bước rất quan trọng, chính vì vậy các tổ chức tiêu chuẩn khác nhau thường cung cấp riêng hướng dẫn về sự trao đổi và mẫu Thỏa thuận trao đổi lẫn nhau. Dưới đây là các ví dụ liên quan
    • http://www.unece.org/cefact/recommendations/rec26/rec26_1995_r1133rev1.pdf
    • http://www.unece.org/trade/untdid/download/99cp5r1.pdf

Các mẫu này bao quát các tình huống kinh doanh nói chung và có thể được áp dụng cho các nhu cầu đặc thù của công ty bạn.

  • Một khi đạt được thỏa thuận với đối tác, bạn cần kiểm tra cơ sở hạ tầng về eCom của bạn. Cả nội dung các gói tin và sự trao đổi trong thực tế đều cần được kiểm tra.
  • Rất nhiều tổ chức quốc gia thành viên GS1 cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau liên quan đến việc thực hiện GS1 eCom, ví dụ việc kiểm tra các gói tin, việc chứng nhận, cơ sở hạ tầng của GS1 eCom để truyển giao một số lượng nhỏ các gói tin, v.v… Việc làm quen với các dịch vụ này sẽ trợ giúp việc thực hiện của bạn

Khi các kết quả của tất cả các thử nghiệm này là tốt thì bạn đã sẵn sàng để bắt đầu trao đổi các gói tin và hưởng lợi từ GS1 eCom

28/05/2016