Thương mại điện tử cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ – một giải pháp sẵn có

  1. Giới thiệu

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có tỉ lệ sử dụng thương mại điện tử (eCom) thấp. 30 năm sau khi có Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – Electronic Data Interchange), chưa đến 20% các công ty là thành viên GS1 đã sử dụng EDI để trao đổi với các đối tác thương mại của mình. Một trong những lý do chính là các doanh nghiệp vừa và nhỏ thiếu cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin, các nguồn hoặc ngân quỹ để triển khai chương trình thương mại điện tử.

Mặt khác, một số công ty nhỏ được các đối tác thương mại lớn hơn ủy thác tiến hành thương mại điện tử trong một thời gian ngắn hoặc nếu không sẽ chịu phạt. Trong tình huống đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ chấp nhận thương mại điện tử sử dụng các công cụ Web-EDI hoặc đầu tư vào các môđun tích hợp thương mại điện tử bên ngoài để chuyển từ định dạng kế hoạch nguồn lực của doanh nghiệp thành các tài liệu điện tử tiêu chuẩn. Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ trở nên miễn cưỡng với thương mại điện tử vì cách tiếp cận thứ nhất thì không hiệu quả, còn cách thứ hai thì lại quá đắt đỏ đối với họ.

Thương mại điện tử có thể được truyền bá rộng rãi và nhanh chóng hơn nếu khả năng sử dụng nó được tích hợp vào Kế hoạch nguồn lực công ty ERP mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ mua. Các công ty cung cấp ERP tập trung vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã không sử dụng thương mại điện tử vì tính phức tạp và thay đổi của đối tượng khách hàng. Hầu hết các công ty cung cấp ERP này cũng chính là các doanh nghiệp và nhỏ và muốn có cách đơn giản để chấp nhận các tiêu chuẩn một cách nhanh chóng mà không cần phải là chuyên gia về EANCOM hay GS1 XML.

  1. API là gì?

Giao diện lập trình ứng dụng API là một phần mềm sẵn có, có thể thực hiện những gói tin thương mại điện tử thông dụng nhất (gói tin đến và đi), vì thế các công ty cung cấp Kế hoạch nguồn lực công ty ERP có thể gắn nó vào phần mềm của họ. Kế hoạch nguồn lực công ty ERP chỉ cần có các thông số (ngày lập hóa đơn, số, GLN, GTIN,…) và Giao diện lập trình ứng dụng API sẽ tạo ra gói tin (ví dụ INVOIC). Với cách tiếp cận này, các công ty cung cấp Kế hoạch nguồn lực công ty ERP có thể đưa thương mại điện tử vàophần mềm ERP trong vòng vài ngày. Sau đó, người sử dụng cuối cùng không cần phải khởi động một dự án tích hợp mà chỉ cần nhấn nút “Gửi tin” trên thanh công cụ.

Thông thường Giao diện lập trình ứng dụng API là nguồn mở. Hầu hết đều miễn phí và các công ty cung cấp Kế hoạch nguồn lực công ty ERP có thể sửa chữa hoặc nâng cấp nếu cần.

  1. API thương mại điện tử GS1 là gì?

Văn phòng GS1 toàn cầu có thể phát triển Giao diện lập trình ứng dụng API thương mại điện tử GS1 dựa trên kinh nghiệm thành công của GS1 Tây Ban Nha. Nó bao gồm các gói tin GS1 XML và EANCOM thông dụng nhất, trong viễn cảnh kinh doanh đơn giản nhất. Một API chung như vậy có thể tùy biến phụ thuộc vào các Tổ chức thành viên, chỉnh sửa nó theo nhu cầu, yêu cầu pháp luật và thực tế kinh doanh tại từng nước.Vì vậy, các tổ chức thành viên cần phát triển bản mô tả GS1 XML hoặc EANCOM của mình cho các gói tin và áp dụng nó cho API.

Các công ty cung cấp Kế hoạch nguồn lực công ty ERP trong nước có thể áp dụng nó vào gói kế hoạch ERP của họ, nhằm vào thị trường mục tiêu cụ thể.

GS1 Tây Ban Nha đã phát triển được một Giao diện lập trình ứng dụng API như vậy cho thị trường của mình và đã truyền bá cho các công ty cung cấp ERP cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

  1. Lợi ích của API

Đối với các tổ chức thành viên:

– Đẩy mạnh việc dùng các giải pháp của GS1 (chủ yếu là GLN và GTIN) và tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên GS1.

– Giữ mối quan tâm của thị trường đối với các tiêu chuẩn của GS1, mặc dù hiện tại đã có một số Giao diện lập trình ứng dụng API cho các tiêu chuẩn tương tự (ví dụ như UBL).

– Các tổ chức thành viên sẽ người sử hữu duy nhất đối với Giao diện lập trình ứng dụng API đã địa phương hóa.

¨ Lưu ý: Mô hình tài chính đằng sau việc phân phối Giao diện lập trình ứng dụng API là hoàn toàn phụ thuộc vào các tổ chức thành viên, tuy nhiên, GS1 khuyến cáo là nên miễn phí. Bản thân các công ty cung cấp kế hoạch nguồn lực cũng chính là các doanh nghiệp vừa và nhỏ và bán cho họ Giao diện lập trình ứng dụng API ở mức giá đáng kể có thể khiến họ phải tăng giá sản phẩm của mình. Điều này có thể làm hỏng mục tiêu cơ bản là giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng tiếp cận thương mại điện tử.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ:

– Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể bắt đầu sử dụng thương mại điện tử và thu được năng suất cao chỉ với một cú kích chuột.

– Nếu sử dụng mạng internet công cộng thì thương mại điện tử là hoàn toàn không mất chi phí đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

– Không cần có kiến thức về thương mại điện tử.

Đối với các công ty cung cấp ERP:

– Không cần phải là chuyên gia về các tiêu chuẩn của GS1

– Có thể áp dụng EANCOM/GS1 XML của nước mình trong khoảng thời gian rất ngắn (tính bằng ngày)

– Được tự do chấp nhận các tiêu chuẩn GS1

Đối với các bên liên quan:

– Chất lượng của việc áp dụng các tiêu chuẩn GS1 được kiểm soát tốt. Điều này có lợi cho GS1, những người sử dụng (các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các đối tác thương mại lớn hơn của họ) và các công ty cung cấp ERP.

  1. Mô hình cung cấp các dịch vụ API cho các Tổ chức thành viên GS1

Vai trò của Văn phòng GS1 toàn cầu:

– Phát triển các chức năng của Giao diện lập trình ứng dụng API để có thể ứng dụng toàn cầu và cung cấp API cho các Tổ chức thành viên GS1.

– Giúp các Tổ chức thành viên GS1 hiểu làm thế nào để hoàn thành API:

* Cung cấp tài liệu,

* Đưa ra định hướng

– Cung cấp các mẫu và hỗ trợ việc phát triển các tệp mô tả gói tin thương mại điện tử tại quốc gia.

– Xây dựng tài  liệu đào tạo liên quan đến API dành riêng cho các Tổ chức thành viên và các công ty cung cấp ERP.

– Xây dựng tài liệu quảng bá cơ bản nhằm vào các công ty cung cấp ERP và các doanh nghiệp vừa và nhỏ và cung cấp các Tổ chức thành viên GS1.

Vai trò của các Tổ chức thành viên GS1:

– Điều chỉnh các gói tin thương mại hiện có theo thực tế kinh doanh và yêu cầu pháp luật của nước mình… (ví dụ quyết định nên yêu cầu những yếu tố nào cần có trong gói tin).

– Áp dụng các mô tả vào Giao diện lập trình ứng dụng API và hoàn thiện phiên bản của nước mình, sử dụng các nguồn lực bên trong hoặc bên ngoài. Văn phòng GS1 toàn cầu sẽ hỗ trợ trong giai đoạn đầu nếu cần thiết. Dựa theo kinh nghiệm của GS1 Tây Ban Nha thì thời gian cần thiết cho công việc là: 1 tuần cho gói tin đầu tiên, 2-3 ngày cho mỗi gói tin tiếp theo.

– Bản địa hóa các tài liệu quảng bá nhận được từ GS1 toàn cầu nếu cần và/hoặc tự biên soạn tài liệu của mình.

– Bản địa hóa các tài liệu đào tạo nhận được từ GS1 toàn cầu nếu cần và/hoặc tự biên soạn tài liệu của mình.

– Quảng bá API tới các công ty cung cấp ERP và những người sử dụng cuối cùng.

– Cung cấp API cho các công ty cung cấp ERP (xem thêm lưu ý của phần 4 về mô hình tài chính).

– Chứng nhận việc áp dụng (tùy chọn).

  1. Quản lý nội dung API thương mại điện tử GS1

– Các tổ chức thành viên GS1 đồng ý nên đưa các gói tin thương mại điện tử thông dụng vào Giao diện lập trình ứng dụng API ngay từ đầu. Theo GS1 toàn cầu thì các gói tin đó tối thiểu phải gồm những thông tin sau đây:

GS1 EANCOM GS1 XML
ORDERS Đơn đặt hàng gồm nhiều đơn hàng lẻ
ORDRSP Trả lời đơn hàng
DESADV Thông báo gửi hàng
RECADV Thông báo nhận hàng
INVOIC Hóa đơn và trả lời hóa đơn

– Những gói tin mới không có trong phiên bản ban đầu của API có thể được bổ sung sau, tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức thành viên, sẽ biết được hiện họ đã có danh mục các chuẩn eCom.

– Việc quản lý phiên bản, đặc biệt quan trọng với các gói tin GS1 XML, có thể được giải quyết ở giai đoạn sau khi đã có đầy đủ các yêu cầu thực tế.

PHỤ LỤC 1: CÁC GIẢI THÍCH

  1. Kế hoạch nguồn lực công ty ERP (Enterprise Resource Planning) là gì?

Việc sử dụng thương mại điện tử một cách hiệu quả đòi hỏi dữ liệu phải được truyền bằng một nguồn điện tử. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ dùng rất nhiều loại cơ sở dữ liệu, bao gồm cả các bảng excel. Cách tốt nhất để quản lý dữ liệu nội bộ của công ty là sử dụng hệ thống phần mềm lập Kế hoạch nguồn lực công ty (Enterprise Resource Planning ERP). Hệ thống cung cấp các chức năng kinh doanh chính hoàn toàn tự động. Nói cách khác, đó là việc sử dụng công nghệ để tích hợp các thông tin từ các chức năng kinh doanh chính của công ty và hài hòa luồng thông tin trong tổ chức. Dữ liệu liên quan đến giao dịch được lấy ra từ ERP và được đưa vào các gói tin thương mại điện tử. ERP là một công cụ rất tinh vi, bao gồm  việc tự động quá trình sản xuất, kế toán, phân phối, chuỗi cung ứng và nguồn nhân lực. Chắc chắn rằng sẽ có công cụ ERP đơn giản dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

  1. Thương mại điện tử GS1 là gì?

Thương mại điện tử GS1 bao gồm các tiêu chuẩn về việc truyền các gói tin thương mại bằng điện tử. Nói ngắn gọn, thương mại điện tử GS1 là thuật ngữ của GS1 về trao đổi dữ liệu điện tử.

Có 2 bộ tiêu chuẩn GS1 eCom bổ sung cho nhau:

– GS1 EANCOM – tiêu chuẩn của GS1 cho EDI truyền thống, là một phần đã được đơn giản hóa của UN/EDIFACT

– GS1 XML – một bộ giản đồ XML mô tả cấu trúc và nội dung của tài liệu kinh doanh.

Tìm thêm thông tin về các tiêu chuẩn thương mại điện tử của GS1 tại địa chỉ:

http://www.gs1.org/productssolutions/ecom

  1. Trao đổi dữ liệu điện tử EDI (Electronic Data Interchange) là gì?

EDI được định nghĩa là sự truyền các dữ liệu đã được cấu trúc giữa các ứng dụng máy tính, bằng các phương tiện điện tử, không có hoặc có rất ít sự tham gia của con người. Các yếu tố cần thiết của EDI là:

– Dữ liệu đã được cấu trúc

– Các tiêu chuẩn về gói tin

– Trực tiếp từ ứng dụng đến ứng dụng

– Sử dụng các mạng viễn thông

– Không có hoặc có rất ít sự tham gia của con người.

Hai yếu tố đầu tiên được cung cấp dưới dạng các tiêu chuẩn thương mại điện tử của GS1. Ba yếu tố còn lại có thể được làm cho thuận tiện hơn bằng việc sử dụng Giao diện lập trình ứng dụng API thương mại điện tử GS1 tận tụy.

  1. Web-EDI là gì?

Web-EDI là sự trao đổi các tài liệu điện tử thông qua một nền tảng cơ sở của  internet, phần lớn là sử dụng các mẫu HTML. Người sử dụng điền vào các mẫu sau đó các gói tin được dịch sang tiêu chuẩn EDI tương ứng, ví dụ GS1 EANCOM hoặc GS1 XML và được truyền đến đối tác kinh doanh. Gói tin EDI truyền thống được gửi bởi một đối tác khác được chuyển thành dạng HTML và được gửi cho người sử dụng Web-EDI.

PHỤ LỤC 2: CẤU TRÚC API CỦA GS1 TÂY BAN NHA

¨ Quan trọng: GS1 Tây Ban Nha phát triển Giao diện lập trình ứng dụng API phù hợp với thị trường trong nước, dựa trên những mô tả và sự mở rộng của thị trường trong nước. Mô tả dưới đây chỉ để cung cấp thông tin và không phản ánh những giì cần có trong API thương mại điện tử GS1, được Văn phòng toàn cầu chuẩn bị để sử dụng rộng rãi.

API hiện tại của GS1 Tây Ban Nha bao gồm các chức năng sau:

* GS1 EANCOM

– Quản lý các thư mục EDIFACT như D93A, D96A và D01B cú pháp 3.

– Hóa đơn D93A, Đơn đặt hàng D96A và D96A chung vùng với mô tả của Tây Ban Nha được xây dựng trước trong API.

– Chữ ký điện tử: Tạo (gói tin gửi đi) và xác nhận tính hợp lệ (gói tin đến).

* GS1 XML:

– Tạo ra các gói tin AECOC GS1 XML phiên bản 1.0 từ các lớp cơ bản. AECOC GS1 XML là một tệp mô tả quốc gia của GS1 XML 1.0 có thêm phần mở rộng.

– Hóa đơn, đơn đặt hàng và các đề mục chung

– Chữ ký điện tử: Tạo (gói tin gửi đi) và xác nhận tính hợp lệ (gói tin đến).

* Quản lý giấy chứng nhận điện tử:

– Giấy chứng nhận của người sử dụng

– Giấy chứng nhận của bên ngoài

– Quản lý Danh sách các chứng nhận bị thu hồi

Giao diện lập trình ứng dụng API của GS1 Tây Ban Nha được xây dựng theo 2 cách tiếp cận sau:

  1. Thông qua các thông số: Kế hoạch nguồn lực công ty ERP chỉ gọi các thư viện thông qua nội dung của gói tin (các yếu tố kinh doanh) như là các thông số. Đây là cách đơn giản nhất và trực tiếp nhất cho ERP.
  2. Thông qua các tệp kết nối: các Kế hoạch nguồn lực công ty ERP chuẩn bị một tệp kết nối trung gian và sử dụng API để chuyển nó thành các tiêu chuẩn của GS1. Tệp liên kết này là một tệp phẳng với một cấu trúc được định nghĩa rất giống với EANCOM. Chỉ dùng tệp kết nối đối với EANCOM.

Các gói tin gửi đi có thể sử dụng cả 2 cách tiếp cận.

Gói tin đến dùng cách tiếp cận thứ 2.

 smaill2

API cho EANCOM

Thông qua các thông số

Mô hình Giao diện lập trình ứng dụng API thông qua các thông số gồm nhiều lớp:

smaill
Có thể tạo ra các gói tin bằng cách sử dụng bất kỳ lớp nào trong 3 lớp. Tạo ra gói tin bằng Giao diện lập trình ứng dụng API cho Lớp phân đoạn sẽ chỉ cung cấp danh mục cho các phân đoạn và công ty cung cấp Kế hoạch nguồn lực công ty ERP cần tự thu thập các gói tin. Tiếp cận theo cách này có độ linh hoạt cao, nhưng mặt khác lại yêu cầu phải có kiến thức và hiểu biết tốt về EANCOM, đây không phải là điểm mạnh của các nhà cung cấp ERP vừa và nhỏ.

Ngày nay, Lớp chức năng và Lớp gói tin có thị trường độc lập vì chúng được kết nối rõ ràng tới các tệp mô tả mà mỗi Tổ chức thành viên đã xây dựng. Hiện tại, API do GS1 toàn cầu cung cấp nên gắn kèm lớp Từ điển các đoạn mã lệnh phân lớp.

Lớp gói tin sử dụng giao diện chuyển thông tin tới Lớp chức năng và Lớp đoạn mã lệnh để tạo ra gói tin đầy đủ. Lợi ích chính của Lớp gói tin cho ERP là họ không cần quan tâm tới cấu trúc EANCOM, họ chỉ cần thông qua các giá trị sử dụng “Các thuật ngữ thương mại”, Lớp tin API sẽ tạo ra gói tin EANCOM chuẩn.

Theo đó, ngoài tất cả các lớp của cách tiếp cận thông qua các “thông số”, chỉ lớp màu xanh trong hình trên (thư viện để xây dựng tất cả các đoạn mã lệnh EANCOM của thư mục D93A, D96A và D01B) là có thể ứng dụng cho tất cả các nước. Để làm cho API trở nên tiện dụng cho ERP, các tổ chức thành viên GS1 nên lập trình cho các mức độ khác nhau để thích ứng với tiếp cận thị trường của mình:

* Từ điển thuật ngữ kinh doanh: một bộ các thuật ngữ kinh doanh trong một gói tin bao gồm các dạng diễn tiến chính, được định nghĩa bằng ngôn ngữ của từng nước để các ERP có thể dễ dàng hiểu được.

* Lớp gói tin và Lớp chức năng: nên được lập trình bằng thư viện phân đoạn EANCOM tổng quát (Lớp đoạn mã lệnh) và các thông số đầu vào tạo ra từng gói tin dựa trên:

– Các quy tắc kinh doanh trong nước và giải thích của EANCOM.

– Các mã

Theo cách này, các tổ chức thành viên GS1 có thể cung cấp API ở mức độ gói tin cho các công ty cung cấp ERP, để đơn giản hóa việc tích hợp vào phần mềm ERP. Có một rắc rối đối với ERP khi tạo một gói tin GENRAL sử dụng Lớp đoạn mã lệnh hoặc Lớp gói tin. Nó không chỉ do phải lập trình phức tạp mà chủ yếu do mức độ đòi hỏi sự hiểu biết EANCOM khác nhau.

Thông qua các tệp kết nối.

Cách tiếp cận API thông qua các tệp kết nối có thể được sử dụng toàn cầu như triển khai các gói tin EANCOM đầy đủ. Bất kỳ gói tin nào có thể được sử dụng.

Chữ ký số dùng cho EANCOM

Hiện tại API của GS1 Tây ban Nha  cho chữ ký điện tử của EANCOM triển khai mô hình của EDIFACT với chữ ký số được đưa vào trong các gói tin và có thể sử dụng toàn cầu nếu có một số điều chỉnh. Tài liệu sẽ cần phải được chuyển dịch.

Mô hình chữ ký số gửi trong một gói tin riêng (AUTACK) cần được xây dựng và tài liệu hóa.

API cho XML

API của GS1 Tây Ban Nha cho gói tin XML. API này không thể chuyển cho các tổ chức thành viên GS1 khác nhau vì chúng triển khai phiên bản GS1 XML 1.0 của Tây Ban Nha (với các phần mở rộng của Tây Ban Nha).

Khuyến nghị Cơ quan toàn cầu GS1 xây dựng API cho GS1 XML vì điều này sẽ giúp tránh việc sự khác biệt giữa các nước.

Nền tảng

API hiện nay đã được xây dựng chạy trên nền tảng Window sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6. Khuyến nghị  nó có thể được chuyển dịch bằng ngôn ngữ lập trình khác.

Lưu ý: Bộ mã nguồn hiện đã có tại văn phòng toàn cầu GS1.

 

28/05/2016